Geen native koppeling tussen Gravity Forms en SnelStart
In eerste instantie leek het een vrij eenvoudige integratie. SnelStart biedt namelijk een API-koppeling aan voor externe software. Alleen bleek al snel dat er geen directe of native integratie bestaat tussen Gravity Forms en SnelStart.
Ook via Zapier liep ik tegen beperkingen aan. Waar Zapier veel standaardkoppelingen ondersteunt, was een werkende connectie met de SnelStart API in deze situatie niet mogelijk.
Daarom ben ik verder gaan kijken naar alternatieve oplossingen. Uiteindelijk kwam ik uit bij Make.com.
Wat is Make.com?
Make is een krachtig automation-platform waarmee verschillende systemen en software met elkaar gekoppeld kunnen worden. Het platform stond voorheen bekend als Integromat.
Met Make.com kun je processen automatiseren tussen honderden systemen, waaronder:
- WordPress
- Gravity Forms
- boekhoudsoftware
- CRM-systemen
- e-mailmarketing
- webshops
- API-koppelingen
Het grote voordeel van Make.com is de flexibiliteit. Waar standaard koppelingen stoppen, kun je met Make.com vaak alsnog maatwerkprocessen bouwen via API’s en logische workflows.
Stap 1: API toegang aanvragen binnen SnelStart
Om de koppeling mogelijk te maken, moest eerst een developers-account binnen SnelStart worden ingericht. Daarvoor is:
- een developers-omgeving nodig;
- én een upgrade van de SnelStart omgeving vereist.
Binnen deze developers-omgeving kon vervolgens een extra externe API-key worden aangemaakt waarmee externe software veilig verbinding kan maken met SnelStart.
Stap 2: API key aanmaken via MakeMarket
Vervolgens moest er een account worden aangemaakt binnen de MakeMarket API omgeving. Hier werd een aparte API-key gegenereerd waarmee Make.com kon communiceren met de SnelStart API.
Deze stap zorgt ervoor dat de verschillende systemen veilig met elkaar gegevens kunnen uitwisselen.
Stap 3: Het automatiseringsproces bouwen in Make.com
Daarna begon het echte werk: het opzetten van de workflow binnen Make.com. In dit geval werd de volgende automatisering ingericht:
- Een bezoeker vult een formulier in op de WordPress website via Gravity Forms.
- Make.com ontvangt automatisch de formulierinzending.
- De gegevens worden doorgestuurd naar SnelStart.
- Binnen SnelStart wordt automatisch een nieuw contactadres aangemaakt.
- De aanvraaginformatie wordt toegevoegd in een memo of notitie binnen de relatiekaart.
Hierdoor komen nieuwe leads direct op de juiste plek binnen zonder handmatig werk.
Slimme filtering om dubbele relaties te voorkomen
Een belangrijk onderdeel van deze koppeling was het voorkomen van dubbele invoer binnen SnelStart. Daarom heb ik binnen Make.com een extra filter ingebouwd die controleert:
- of een e-mailadres al bestaat;
- of de relatie al aanwezig is;
- en of er geen dubbele inzending aangemaakt wordt.
Dit voorkomt vervuiling van het relatiebestand en houdt de administratie overzichtelijk.
Waarom deze koppeling interessant is
Het grote voordeel van deze automatisering is efficiency. Nieuwe aanvragen vanuit de website worden direct verwerkt binnen de administratieomgeving waar de klant dagelijks mee werkt. Daardoor:
- gaan leads niet verloren;
- hoeven gegevens niet handmatig ingevoerd te worden;
- kunnen sneller offertes gemaakt worden;
- en ontstaat er meer overzicht binnen het salesproces.
Voor bedrijven die dagelijks veel aanvragen ontvangen, kan dit enorm veel tijd besparen.
WordPress slimmer maken met automation
Dit soort koppelingen laten goed zien hoe krachtig WordPress kan worden in combinatie met automation-platformen zoals Make.com.
Waar standaard plugins soms tekortschieten, kun je met slimme API-koppelingen processen volledig automatiseren en systemen naadloos met elkaar laten samenwerken.
Gebruik je ook SnelStart voor je boekhouding en wil je jouw WordPress website, formulieren of leads slim koppelen aan je administratie of CRM?
Neem gerust contact op met Crossmedia House. We denken graag mee over slimme automatiseringen die tijd besparen en processen efficiënter maken.
